가상 어시스턴트와 어떻게 소통하나요?
매우 유효한 질문이지만 대답하기 매우 쉬운 질문이기도 합니다. 첫째, 전문 가상 비서는 자신과 마찬가지로 바로 옆 사무실에 앉을 수 있는 사람과 같은 인간이라는 사실을 기억해야 합니다. 그녀는 감정, 도덕, 기준, 아이, 애완동물, 그리고 여러분과 같은 삶을 살고 있습니다.
다른 가상 인력 에이전시를 대변할 수는 없지만, Team Double-ClickSM에서는 고객이 가상 비서와 직접 공개적으로 소통할 수 있도록 많은 노력을 기울이고 있습니다. 이러한 능력은 모든 비즈니스 관계, 특히 비즈니스맨과 그 또는 그 어시스턴트의 관계에 매우 중요합니다. 이러한 커뮤니케이션 없이는 아이디어와 과제를 교환할 수 없습니다.
가상 직원과 고객 간의 커뮤니케이션을 모니터링하지만, 이는 비즈니스 모델의 메커니즘일 뿐입니다. 우리는 이러한 커뮤니케이션을 모니터링하여 먼저 커뮤니케이션이 있는지 확인하고 두 번째로 커뮤니케이션이 있는지 확인하여 문제를 발견하거나 더 효율적으로 수행할 수 있는 작업을 수행할 수 있도록 합니다. 하지만 고객이 개인적인 차원에서도 가상 어시스턴트에 대해 알아가는 것이 좋습니다. 다른 관계와 마찬가지로 서로를 더 잘 알수록 서로의 움직임, 필요, 반려동물의 짜증을 더 잘 예측할 수 있습니다. 이제 “왜”가 사라졌으니 “어떻게”에 대해 이야기할 수 있습니다.
물론 가상 어시스턴트에게 작업, 할당 및 기타 문제를 전달할 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다:
이메일은 가상으로 작업할 때 매우 효과적인 커뮤니케이션 모드입니다. 파일을 빠르게 첨부하여 가상 어시스턴트에게 전송하여 변경, 편지 인쇄 및 우편 발송 또는 참조용으로 보관할 수 있습니다. 파일 첨부 및 전송에 도움이 필요한 경우 클라이언트 서비스 담당자 데니스 슈록 또는 가상 관리 어시스턴트에게 문의하세요.
전화를 사용하여 가상 어시스턴트와 통신하는 것은 매우 활용도가 낮고 매우 간단합니다. 매번 가상 비서의 전화번호를 찾는 데 지치셨나요? 사무실 휴대폰과 휴대폰의 단축 다이얼에 그녀의 전화번호를 프로그래밍하기만 하면 됩니다. 가상 관리 어시스턴트에게 원터치로 전화를 걸면 바로 옆 방에서 오프라인 어시스턴트를 윙윙거리는 것만큼이나 어렵지 않습니다.
인스턴트 메신저는 가상 비서와의 커뮤니케이션에 있어 활용도가 낮은 훌륭한 기술의 또 다른 예입니다. 몇 가지 훌륭한 인스턴트 메시징 프로그램이 있으며 사용하기 쉽습니다.
체크아웃할 IM 프로그램:
야후: http://messenger.yahoo.com
MSN: http://im.live.com/messenger/im/home/ ?source=MSNTDLINK
AOL: http://www.aim.com
ICQ: http://www.icq.com
인스턴트 메시징 프로그램을 사용하면 마우스를 몇 번만 클릭하면 동료 및 가상 비서와 실시간으로 메시지를 주고받을 수 있습니다. 타이핑을 하고 타이핑을 하면 어느새 여러분과 그녀가 가진 질문에 모두 답이 나오고 계속 진행할 수 있습니다.
주의 – 시간 낭비 기회: IM에서 누군가와 ‘채팅’하는 데 쉽게 빠져 많은 시간을 할애할 수 있습니다. IM은 빠른 질문과 빠른 답변에 사용한 다음 작업으로 돌아가는 데 사용해야 합니다. IM은 긴 지시를 내리거나 매우 관여된 대화를 진행했다는 이유로 전화를 대신할 의도는 없었습니다.
달팽이 메일은 매우 복고적이지만 때로는 필요하기도 합니다. 요즘에는 수많은 기술이 손끝에 자리 잡고 있기 때문에 가장 공식적인 비즈니스 커뮤니케이션, 마케팅 메일링 또는 가상 비서에게 물품을 보내는 것 외에는 달팽이 메일을 거의 사용하지 않습니다.
가상 어시스턴트 팩스는 전문 가상 어시스턴트에게 작업 및 목록을 전달하는 데 널리 사용되는 수단이기도 합니다. 그러나 팩스를 통해 보내려는 항목이 이미 전자(편집 가능) 형식인 경우 파일 첨부 파일로 보내는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 가상 어시스턴트가 모든 것을 다시 입력하고 불필요한 고객 비용을 지출할 필요가 없습니다. eFax(www.efax.com 에서 최신 전자 팩스를 확인하세요. 더 이상 유선 팩스가 필요하지 않습니다.
제가 가장 좋아하는 커뮤니케이션 장난감은 VOIM(즉시 메신저 음성)입니다. VOIM을 사용하면 인스턴트 메시징 프로그램을 끌어올리고 가상 비서의 이름을 클릭한 다음 통화 버튼을 클릭하면 컴퓨터를 통해 호출음이 울리기만 하면 됩니다. 연결이 설정되면(1~2초밖에 걸리지 신용카드현금화 않음) 전화선이 연결되지 않고 컴퓨터를 통해 가상 비서와 대화할 수 있습니다. 그런 다음 전화번호를 찾기 위해 멈추지 않고 긴 이메일을 입력하지 않고도 작업을 신속하게 위임하고, 지침을 제공하거나, 질문할 수 있습니다. Team Double-ClickSM에서는 야후! VOIM 프로그램을 구현하기 시작했으며, 멋진 결과를 얻었습니다. 사용해보고 싶다면 http://messenger.yahoo.com 로 이동하여 소프트웨어를 다운로드하세요. 사용하기도 엄청나게 쉽고 무엇보다도 무료입니다!
VOIM은 최신 버전의 Yahoo! 소프트웨어를 다운로드하고 컴퓨터에 마이크와 스피커가 있는 다른 사용자에게만 작동한다는 점을 명심하세요.
가상 어시스턴트에게 필요, 좋아요, 싫어요, 작업 및 교육을 전달하는 데는 다양한 좋은 방법이 있습니다. 이 모든 것은 개인적인 선호도와 가장 편안하게 사용할 수 있는 것의 문제입니다. 전문 가상 비서는 유연하며 원하는 커뮤니케이션 방식을 기꺼이 사용할 수 있습니다. 기술이 더욱 발전함에 따라 내년이나 심지어 다음 달에도 우리가 어떻게 소통할지 누가 알겠습니까?